Справочник контрагентов постепенно накапливает ошибки. Карточки могут быть заполнены не полностью, один и тот же контрагент может оказаться заведён несколько раз, а реквизиты организации — содержать неточности. Пока таких записей немного, проблемы легко исправить вручную. Но в давно работающей базе с большим количеством документов поиск и исправление ошибок превращаются в отдельную трудоёмкую задачу.
«Почти бухгалтер» поможет проверять справочник контрагентов, находить дубли и поддерживать карточки в актуальном состоянии. Функция будет периодически проверять заполненность важных полей, искать повторяющиеся карточки по ИНН, ОГРН и КПП и предлагать автоматически дозаполнить реквизиты по данным ЕГРЮЛ.
Проверка заполненности и поиск дублей
«Почти бухгалтер» будет проверять, заполнены ли в карточках контрагентов необходимые поля, и искать возможные дубли по ИНН, ОГРН и КПП. Это поможет обнаружить ситуации, когда один контрагент заведён в справочнике несколько раз или его карточка заполнена не полностью.
Дублирование может возникнуть по разным причинам: например, при повторном вводе нового поставщика или при работе нескольких сотрудников с одной базой. В результате документы могут быть привязаны к разным карточкам одной организации, а данные по расчётам с ней окажутся разделены. Простого обнаружения дублей недостаточно — перед исправлением нужно понять, какие документы используют каждую карточку.
Автоматическое заполнение реквизитов по ИНН
Одна из основных возможностей функции — дозаполнение карточки контрагента по его ИНН с использованием данных ЕГРЮЛ. Вместо ручного поиска реквизитов и переноса их в 1С бухгалтер сможет воспользоваться предложением «Почти бухгалтера» заполнить недостающие сведения автоматически.
Для новых контрагентов такая возможность будет предлагаться при очередной проверке справочника: система будет выявлять карточки, добавленные с момента предыдущей проверки, и предлагать дозаполнить их реквизиты. Это позволит не только исправлять старые ошибки, но и уменьшать количество новых неполных карточек по мере работы с базой.
Документы, привязанные к контрагенту
Перед объединением или исправлением карточек важно понимать, как они используются в учёте. Поэтому в интерфейсе проверки будет предусмотрен отчёт с документами, привязанными к соответствующим контрагентам. Он поможет увидеть, какие операции относятся к каждой карточке, и принять обоснованное решение о дальнейших действиях.
Например, если две карточки относятся к одной организации, по одной могут быть оформлены поступления, а по другой — платежи. Обнаружив такую ситуацию, бухгалтер сможет оценить, как дублирование влияет на учёт, прежде чем исправлять справочник. Это снижает риск необдуманных изменений и помогает разбираться с накопившимися ошибками в старой базе.
Проверка авансов и взаиморасчётов
Дополнительно планируется включить в отчёт информацию о состоянии авансов и платежей по конкретному контрагенту. Система будет сопоставлять данные бухгалтерского учёта с расчётом на основании первичных документов. Это поможет выявлять расхождения между тем, что показывают учётные регистры, и тем, что следует из фактически оформленных операций.
Например, в отчётности по дебиторской и кредиторской задолженности может отображаться остаток, который не соответствует ожидаемому состоянию расчётов с контрагентом. Причина может быть связана с ошибками в документах, отражении авансов или распределении операций между карточками-дублями. Дополнительная информация в отчёте поможет обратить внимание на такие случаи и определить, где требуется более подробная проверка.
Как поддерживать справочник в порядке
«Почти бухгалтер» будет полезен как при разборе давно накопившихся ошибок, так и при регулярной работе с базой. Первичная проверка поможет выявить неполные карточки, дубли и подозрительные расхождения в расчётах. Последующие проверки позволят находить новых контрагентов, которым стоит дозаполнить реквизиты, и своевременно обращать внимание на обнаруженные проблемы.
В результате бухгалтер сможет сократить объём ручных проверок и постепенно привести справочник в порядок. При этом найденные совпадения и расхождения будут служить поводом для проверки, а не безусловным указанием на ошибку: решение об исправлении карточек и учётных данных должно учитывать реальные документы и хозяйственные операции.
Статус разработки. Функция «Проверка справочника контрагентов» находится в разработке. Отдельные прототипы уже проверялись в работе на нескольких предприятиях, однако функция пока не входит в общедоступную версию «Почти бухгалтера». Сейчас публичная версия предназначена для загрузки банковских выписок в 1С:Бухгалтерию предприятия 3.0.